Nitro による最近の調査では、調査対象となった従業員とマネージャーの 75 ～ 95% が、データ マイニング、PDF 割り当て、契約概要などのドキュメント処理に AI を使用していることがわかりました。
しかし、こうした人々が適切な種類の AI ツールにアクセスできない場合、ワークフローを高速化するために未承認または隠された IT ソリューションを利用し、セキュリティとコンプライアンスのリスクが生じると報告しています。
エンタープライズ AI: 誇大広告の背後にある現実
適切な仕事に適した AI ツールをチームに提供することの重要性を強調するために、ドキュメント ワークフローの自動化におけるチャットボットと機能型 AI の違いを見てみましょう。
チャットボットは、事前にプログラムされた一連のアクションに従うアドホックなタスクには最適ですが、一貫した書式設定、文言、コンプライアンス ルールを強制したり、文書の表、画像、またはフリー テキストに隠されたデータを抽出したりするようには設計されていません。
チャットボットとは異なり、機能型 AI は、単にリクエストに応答するのではなく、ビジネス プロセスやシステム内でデータの書き込み、変換、抽出タスクを物理的に直接実行できます。
このガイドでは、ドキュメント ワークフローのスケーリングに、一般的な質問に答えるための会話型 AI と、大量のドキュメントにわたって一貫性、制御性、予測可能なコストを備えた反復可能なタスクを実行するための機能的 AI の両方が必要である理由を説明します。
チャットボットと機能型 AI: 違いは何ですか?
チャットボット AI と機能的 AI は、ドキュメント ワークフローにおいて異なる役割を果たします。AI 支援チャットボットは質問に答え、ユーザーが会話を通じてドキュメントを理解できるように支援します。 Functional AI は、墨消し、データ抽出、ファイル変換などのタスクをドキュメントに対して直接実行します。
チャットボットと機能的 AI が最も得意とすること:
チャットボット:
- 質問や疑問に答える
- コンテンツの要約または生成を支援する
- 個人の生産性の向上
機能的AI:
- ドキュメントタスクを自動的に実行する
- ファイルを大規模に処理する
- ワークフローとシステムへの統合
Functional AI を使用してドキュメント ワークフローを大規模に自動化する利点
ニトロ
Functional AI ツールは、ユーザー プロンプトだけでなく、ワークフロー内でデータの編集、オーサリング、変換、抽出のタスクを自律的に実行します。このインテリジェントな自動化は、大量のドキュメントを処理するチームにいくつかの利点をもたらします。
製図とコンプライアンスの向上
AI は、手作業によるレビューに頼ることなく、一貫したルールを適用することで、大規模なドキュメント セット内の機密情報を特定して削除できます。
ドキュメントの変換と処理を簡素化する
ユーザーは、同じツールを使用して単一のワークフローでファイルの変換、PDF の編集、形式の標準化を行うことで、手間を軽減し、時間を節約できます。
構造化データと非構造化データを抽出する
Functional AI は、契約書、フォーム、表、手書きのメモ、PDF から重要なデータを抽出し、静的な文書を使用可能な情報に変えることができます。
ツールのスプロール化とシャドー IT の削減
Functional AI はドキュメント タスクを単一のプラットフォームに統合することで、マルチポイント ソリューションや未承認のツールの必要性を減らします。
ライセンスの使用を完全に提供します
コアドキュメント機能へのユニバーサルアクセスにより、組織はプロビジョニングの過剰または不足ではなく、実際の使用状況に合わせてライセンスを調整できます。
より予測可能なソフトウェアコストを作成する
使用量ベースの超過を引き起こす断片化されたツールを、制御可能な価格体系を提供する機能的な AI ソリューションに置き換えることで、コストの予測と管理が容易になります。
Nitro は、チームに適切な AI ツールを適切なタイミングで提供することの重要性を理解しています。そのため、当社はドキュメント ワークフローの自動化をサポートおよび簡素化する生成 AI および機能 AI ソリューションを提供します。
Nitro の AI アシスタントにより、チームがドキュメントを操作する方法が改善されました
Document Assistant や Knowledge Assistant などの AI 支援の Nitro ソリューションは、情報の検索やソリューションの使い方の学習にかかる時間を短縮します。
- ドキュメントアシスタント: ユーザーは PDF について質問したり、コンテンツを要約したり、情報を翻訳したりできます。
- ナレッジアシスタント: 製品の機能とワークフローに関するリアルタイムのヘルプを提供します
Nitro の機能的な AI ツールは大規模なドキュメント タスクを自動化します
Nitro の機能的な AI ツールは手作業を軽減し、精度を向上させ、チームが作業負荷を増やすことなく大量のドキュメントを処理できるようにします。
- ニトロ スマート リダクト: 文書内の機密情報を特定して削除のフラグを立て、手動でのレビュー時間を短縮します
- フォームからの抜粋: PDF から重要な情報を抽出し、構造化データに変換します。
- 表からの抜粋: テーブルデータをクリーンで使いやすいスプレッドシートに変換します
- フォームを作成します: 静的なドキュメントを入力可能なフォームに変える
- フィールド検出: ドキュメントワークフローの署名フィールドと入力フィールドを自動的に配置します
すべての Nitro AI ソリューションには、ドキュメントのライフサイクル全体を通じて機密データを保護するエンタープライズ グレードのセキュリティとコンプライアンスが含まれています。詳細については、Nitro Trust Center をご覧ください。
Functional AI がドキュメント ワークフローの自動化の標準を確立
ニトロ
私たちの調査では、AI がドキュメント ワークフローに具体的で測定可能なメリットをもたらす場合、その結果、高い導入率、時間の節約、測定可能な ROI が得られることが明らかです。
ドキュメント ワークフローの変革と自動化を検討している場合、Nitro の機能的 AI ソリューションは、大量のドキュメント処理、一貫したルールベースの自動化、および手作業への依存の軽減を実現する最適な選択肢です。
Nitro の AI ワークフロー ツールをご覧ください。
